Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu stanu cywilnego można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terytorium Polski.

Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji.

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

I. Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego;
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

II. Wymagane wnioski:

  • wniosek o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do polskiego rejestru

do pobrania: Wniosek o wpisanie zagranicznego AU do polskiego rejestru

  • wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do polskiego rejestru

      do pobrania: Wniosek o wpisanie zagranicznego AM do polskiego rejestru

  • wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu do polskiego rejestru

      do pobrania: Wniosek o wpisanie zagranicznego AZ do polskiego rejestru

III. Wymagane załączniki do wniosku:

  • dowód wniesienia opłaty skarbowej,
  • oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski, tłumaczenie musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP.

Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów stanu cywilnego na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976 r.

Dokumenty składane wraz z wnioskiem o transkrypcję zagranicznego aktu stanu cywilnego nie podlegają zwrotowi.

IV. Wymagane dokumenty do wglądu:

  • Ważny dokument tożsamości wnioskodawcy (dowód osobisty lub paszport)

V. Opłaty:

za odpis zupełny aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50 zł,

Opłatę skarbową uiszcza się  bezpośrednio w Urzędzie Gminy Garbatka-Letnisko – terminal płatniczy lub przelewem na konto: Gmina Garbatka-Letnisko, ul. Skrzyńskich 1, 26-930 Garbatka-Letnisko

Bank Spółdzielczy Zwoleń oddział Garbatka:

68 9157 0002 0040 0400 0257 0001

VI. Termin załatwienia sprawy:

Sprawa załatwiana jest w ciągu miesiąca. Jeżeli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego jest załatwiana po jego zakończeniu. Odmowa transkrypcji następuje w formie decyzji administracyjnej po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego. Po dokonaniu transkrypcji wydaje się odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

VII. Jednostka odpowiedzialna:

  • Urząd Stanu Cywilnego

VIII. Miejsce załatwienia sprawy:

  • Urząd Gminy Garbatka-Letnisko, ul. Skrzyńskich 1, 26-930 Garbatka-Letnisko, pokój 4 (parter)
    tel.: 48 62 10 114 wew. 30
    e-mail: beatakowalik@garbatkaletnisko.pl

IX. Godziny pracy urzędu:

  • poniedziałek – 730 – 1700
  • wtorek, środa, czwartek – 730 – 1530
  • piątek – 730 – 1400

X. Tryb odwoławczy:

  • Odwołanie wnosi się do Wojewody Mazowieckiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego Garbatka-Letnisko w terminie 14 dni od otrzymania decyzji odmownej.

XI. Uwagi:

Wnioski można składać także za pośrednictwem poczty tradycyjnej, przesyłając komplet dokumentów na adres Urzędu Gminy Garbatka-Letnisko.

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze, sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się
w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Pliki do pobrania